プロジェクトが進むと、計画書、契約書、表、チャット記録などの資料が増えます。パソコンにもグループにも多く保存されていても、数字の出所、作業の進捗、根拠となる文書を問われると、また探し直すことがあります。
文書が見つかっても、答えが見つかったとは限りません。計画書の目標が報告では進捗になり、社内表の出庫記録が対外資料では納品完了になっていることがあります。文書は残っていても、伝える途中で意味が広がっているのです。
ここには、記述と資料をつなぐ台帳が必要だと思います。
記述を使う前に、何を述べ、根拠はどこにあり、どこまで裏付けられ、何が未確認かを明らかにします。資料が変わったら、そのつながりをたどって結論と引用先も更新します。
1. 確認する記述を書き出す
資料をフォルダーに整理するだけでなく、もう一歩進めて「この資料を根拠に何を言おうとしているのか」を確かめます。
計画書、ウェブページ、報告書、紹介文に使う予定の原文を転記し、主張番号を付けます。ここでいう「主張」は照合待ちの記述であり、番号が付いたから成立したわけではありません。
対象、時点、範囲、判断基準を補います。「完了」でも、どのロットの、どの工程までが、何日時点で完了し、誰が確認するのでしょうか。これらが曖昧だと、資料が多くても照合できません。
一文に複数の行為があれば個別に確認します。出庫、受領、検収には、それぞれ根拠が必要です。出庫だけを確認できても、受領と検収に確認済みの印を付けてはいけません。元の表現を残した上で、個別に判断できる項目に分け、正式な記述は実際に裏付けられた範囲にとどめます。
数字も同じです。金額には単位、割合には基数、累計には期間が必要で、計画と実績は分けます。まず表現を正確にすると、その後に何を探すかが明確になります。
2. 主張と資料に別々の番号を付ける
主張、証拠資料、両者の照合関係を分けて記録することを勧めます。
主張はC、資料はE、関連照合はLで番号を付けます。C01 r1は主張の最初の改訂、E01 v1は資料の最初の版、L01はその主張の版がその資料の版をどう使うかを示します。番号の規則はチームに合わせて構いませんが、安定させます。一文を変える際に以前の記録を上書きしてはいけません。
関連照合を分けるのは、一つの結論に複数の資料が必要な場合も、一つの資料を複数の結論が引用する場合もあるためです。文書全体を単に「検証済み」とすることはできません。何をどこまで裏付けるかは、個別の関係で判断します。
例えば出庫記録は数量の確認に役立っても、受領を裏付けるとは限りません。同じ資料を三つのフォルダーに収録しても、出所は一つであり、三件の独立した証明にはなりません。
正確な位置も記します。PDFは版、ファイル上の実ページ順、該当段落を示し、印刷ページ番号が異なる場合は併記します。表計算ではシート、行、記録IDを記します。「添付参照」だけでは、引継ぎ担当者が再び探すことになります。
3. 混同しやすい三つの状態を分ける
資料の受領は、その文書を入手したことを示します。内容の照合は、特定の確認を行ったことを示します。その記述を対外的に使えるかは、文言、対象者、媒体、承認権限を別途確認する必要があります。
三つを分けて記録します。
| 確認する問い | 記録する内容 | そこからは判断できないこと |
|---|---|---|
| 資料を入手したか | 未提供、一部受領、受領済みなど | 受領だけでは真正性、完全性、現在の有効性は確認できない |
| この記述をどこまで照合したか | 未確認、一部裏付けあり、限定範囲で裏付けあり、矛盾ありなど | 一部の確認で記述全体が成立するわけではない |
| この版をどこで使えるか | 未承認、限定使用可、再審査が必要など | 社内の判断は公開の許可ではない |
主張の性質と証拠の形態も記します。事実、目標、試算、分析のどれか。原本、複写、画面画像、計画草稿のどれか。これらは確認方法に影響しますが、それだけで真偽は決まりません。
台帳に、自動で緑色になる「合格」ボタンは要りません。曖昧な「確認済み」より、範囲の明示が役立ちます。
4. 根拠の範囲に合わせて結論を書く
記述を確認するときは、「裏付けられる範囲」と「まだ裏付けられないこと」の二欄を一緒に見ます。
前者は既存資料を生かし、後者は言い過ぎを防ぎます。矛盾があれば、対象、期間、基数の違いか、同じ事項に二つの説明があるのかを具体的に記します。違いを把握してから、補う資料を決めます。
以下の二例は今回新たに作成した架空の教材です。資料、役割、数値、2030年の設定日付は、実在のプロジェクトとは関係ありません。照合方法の例であり、実際の業務記録ではありません。
例1：展示台12点を「納品・検収完了」と書けるか
確認対象の原文は「今回の展示台12点は納品・検収が完了した」です。
E01の記録ID「OUT-07」を見ると、記録表の第1項に展示台12点が出庫済みとあります。ただし、受領確認と検収記録は、どちらも提供されていません。
裏付けられるのは、模擬社内記録に12点の出庫が記載されていることまでです。受領や検収完了はまだ裏付けられません。C01は「一部裏付けあり」とし、受領確認と検収記録を補って、主体、ロット、範囲、日付を照合します。
内部審査用の表現は「今回の模擬社内記録には展示台12点の出庫が記載されている。受領と検収は未確認」と限定できます。この文にも、対外使用の承認はありません。
今回の資料に検収記録がないことは、現実に検収がなかったことを意味しません。現時点で言えるのは「未確認」です。資料不足を、出来事そのものがなかったという判断に変えてはいけません。
例2：同じ15%でも二つの結果が出る理由
確認対象の原文は「資料整理の補助額は1200練習用単位に確定した」です。
E02の草稿Aでは基数8000練習用単位に15%を掛けて1200とします。E03の草稿Bでは基数2000に同じ15%を掛け、300とします。
どちらも算術上正しくても、どの基数を採用するかは未確定です。両方とも草稿で、承認・発効の根拠も、一方が他方に代わるという正式な説明もありません。Bの日付が一日後だからといって、Bが有効とは判断できません。
C02は「矛盾あり」とし、L02とL03に二つの入力、再計算、裏付け範囲を分けて残します。内部表現は「二つの模擬草稿の異なる基数で再計算すると、それぞれ1200と300練習用単位となる。採用する基数、承認、受給条件は未確認」とします。
算術の確認で分かるのは、与えられた入力からどう結果が出るかだけです。入力の承認、適用対象、受給条件は別途確認します。計算結果は、権限者による確認の代わりにはなりません。
5. 不足を担当者と次の行動につなげる
「要補足」だけでは止まったままになりがちです。何を補い、誰が提供する予定で、誰がフォローし、誰が再確認し、いつ見直す予定かを具体化します。
担当者未定なら「○○の役割がフォローする予定、担当未指定」と記します。日程未確定なら未定のままにし、表を埋めるために他人の約束を代わりにしてはいけません。予定日と実際の処理日は分けます。予定日になったことは完了を意味しません。
確認行為も、原文の発見、適用対象の確認、再計算、他の文書との比較など具体的に記します。行為と結果が分かれば、後の担当者も「一部裏付けあり」とした理由を理解できます。
財務、法律、技術などの専門家が必要な事項は適切な担当者につなぎ、回答を残します。台帳の作業状態は、専門的なデューデリジェンスの結論に代わるものではありません。
6. 資料が変わったら使用先もたどる
台帳は最初の照合だけを扱うものではありません。新資料によって従来の説明や、配布済み資料の修正が必要になる場合があります。
旧資料を残し、新資料の版を登録します。変更内容、適用範囲、発効確認者、旧版との差し替えの明示、既存の権利や条件の扱いを確認します。日付が後であることや、ファイル名の「最終版」だけでは判断できません。
主張を変える場合は旧改訂を残し、新改訂に根拠と確認時点を記します。旧版が現在のどの表現には適用されないかも明示し、再び現行の根拠として直接引用されないようにします。
使用記録に戻り、引用したウェブページ、計画書、スライド、添付資料を探します。再審査、使用保留、文面変更、添付差し替え、その他の処理が必要かを個別に決め、実際の結果を記録します。
使用承認は、文面の版、対象者、媒体、条件と結び付けます。社内会議で使用を認めた文を、公開ページにも掲載できるとは限りません。照合が完了しても、原資料を公開する権限があることにはなりません。
7. 重要な結論一つから記入する
最初からすべての文書を採番し直す必要はありません。重要で、繰り返し引用されやすい記述を一つ選び、次の順で記入します。
- 原文を転記し、対象、期間、単位、条件を補い、主張番号と改訂番号を付けます。
- 資料の版と正確な位置、出所、重複関係、閲覧範囲を記録します。
- 主張と各資料を関連付け、裏付け範囲、不足、矛盾、実際の確認行為を分けて記します。
- 内部審査用の限定表現を作り、補足予定の資料、フォロー担当と再確認担当、予定日を記します。
- 使用する必要があるときに、文面、対象者、媒体、承認根拠を記録します。資料変更後は引用先をすべて確認します。
このツールには、主張台帳、証拠索引、関連照合、行動と変更、使用承認・使用記録の五つの表があります。結論の行から番号をたどり、資料と確認記録を開けます。関係が増えても同じ経路で追えます。
Excelには五つの空白表と二つの架空例を用意しました。空白表に氏名、状態、承認日を事前入力せず、例は別シートに置いて実記録との混同を防ぎます。他のツールでも維持できるよう、CSVとMarkdownも付けています。
記入用Excel台帳をダウンロード · 空白台帳と使い方 · 項目と状態の定義 · 更新時の確認と引用先一覧
8. 複雑な資料を確認できる関係にする
私のいう「繁・簡・易・図」は、ここでは具体的な作業です。
散在する資料、原文、条件、矛盾を整理して複雑さを扱います。一つの主張に必要な根拠と不足に絞って単純化します。番号、位置、状態、フォロー、再確認を他者が引き継げる行動にして使いやすくします。最後に結論、根拠、補足、確認、引用先更新を図で結びます。
図を描いた後も、資料を開き、位置を見つけ、判断の成り立ちを説明できなければなりません。残すべき疑問は残し、表現を限定し、不足資料を引き続き補います。
次に引き継ぐ人が、この台帳から、記述の根拠、確認済みの範囲、次に誰が確認するかを理解できるようにします。