Một công việc hoàn thành thường có nhiều người tham gia. Người mang đến cơ hội, người giải quyết vấn đề, người kiên trì xử lý phần việc cuối cùng. Khi đánh giá, nếu chỉ hỏi “ai đóng góp nhiều” thì mỗi người rất dễ nói theo một cách khác nhau.
Tôi nghĩ nên ghi rõ chuyện gì đã xảy ra trước. Có thể có ý kiến đánh giá khác nhau, nhưng các ý kiến phải quay lại cùng một sự việc để đối chiếu được.
1. Ghi sự việc trước, chưa vội chấm điểm
Điểm bắt đầu là một sự việc có thể nhận diện: nhiệm vụ gì, diễn ra trong kỳ nào, mỗi người giữ vai trò gì, bàn giao kết quả nào, phần việc nào có người khác cùng thực hiện. Ghi riêng từng nội dung.
Khi ghi sự kiện, giữ lại nguồn và vị trí tài liệu. Biên bản họp, hồ sơ bàn giao, phản hồi dịch vụ và nhật ký hệ thống có thể hỗ trợ đánh giá, nhưng mỗi nguồn chỉ bao quát một phần. Không thấy hồ sơ của một người không có nghĩa là người đó không đóng góp.
Tách mã sự kiện khỏi mã bản ghi tham gia cá nhân. Một sự kiện có thể có nhiều người tham gia; một người có thể tham gia nhiều sự kiện. Kết quả chung chỉ dẫn một lần, còn hành động của từng người ghi riêng, tránh mỗi người đều tính toàn bộ thành quả nhóm thành của mình.
2. Tách riêng sự kiện, đánh giá và rà soát
Cột sự kiện ghi hành động và kết quả đối chiếu được. Cột đánh giá ghi quy tắc, góc nhìn dùng để nhận xét. Cột rà soát ghi đã kiểm tra gì, ý kiến nào được tiếp thu, điểm nào còn bất đồng.
Không gộp ba cột thành một câu “thành tích xuất sắc”. Đó là một nhận xét, cần nêu phạm vi so sánh, định nghĩa chỉ tiêu và tài liệu hỗ trợ. Người đánh giá cũng cần ghi vai trò, quan hệ với sự việc và lợi ích liên quan có thể đòi hỏi tránh tham gia xử lý.
Nhận tài liệu chỉ có nghĩa là đã có tệp trong tay; đối chiếu sự kiện xong vẫn chưa chắc đánh giá đã đầy đủ. Kết quả đánh giá không tự tạo tiền thưởng, cổ phần hay quyền lợi khác. Thẩm quyền và các thỏa thuận áp dụng cần được xác nhận riêng.
3. Sáu chiều để đặt câu hỏi, không ấn định thang điểm dùng cho mọi trường hợp
Có thể xem theo sáu chiều: vai trò, đóng góp, thời gian, trách nhiệm, rủi ro và giá trị chiến lược. Không bắt buộc mỗi bản ghi phải có đủ sáu con số.
Vai trò xét trách nhiệm đã thỏa thuận; đóng góp xét hành động và kết quả thực tế; thời gian xét công sức và tính liên tục; trách nhiệm xét phần đảm nhận và mức hoàn thành; rủi ro xét phạm vi thực sự gánh chịu; giá trị chiến lược xét quan hệ với mục tiêu tổ chức đã được làm rõ.
Trong cùng một sự kiện, thời gian quan sát phối hợp trước bán hàng có thể khác thời gian quan sát bảo trì về sau. Không vì một việc dễ đếm, việc kia tạm khó lượng hóa mà ghi việc thứ hai bằng không. Thiếu tài liệu thì để chờ bổ sung; tiêu chuẩn không phù hợp thì giải thích lý do.
Nếu đặt trọng số, phải nêu trước mục đích, vai trò áp dụng, kỳ, căn cứ và thẩm quyền quyết định. Chưa có cách xác định chung thì giữ ý kiến theo từng chiều, không tự tạo một thuật toán có vẻ chính xác.
Tải SVG: Từ sự kiện đóng góp đến hồ sơ đánh giá
4. Để người liên quan xem được đánh giá về mình
Khi ghi xong, cung cấp cho người tham gia các sự kiện về họ, căn cứ đánh giá và đường yêu cầu rà soát theo quyền được xem. Với thông tin riêng tư của người khác, bí mật kinh doanh và tài liệu hạn chế, dùng trích đoạn phù hợp hoặc cách xem có kiểm soát; không công khai toàn bộ hồ sơ gốc.
Người liên quan xác nhận sự kiện không có nghĩa là đồng ý với mọi đánh giá. Trong bảng, ghi riêng “sự kiện sai”, “bổ sung bằng chứng”, “ý kiến khác về tiêu chuẩn” và “ý kiến khác về kết quả áp dụng”.
Không trả lời cũng không tự được coi là đồng ý. Xử lý trường hợp quá hạn, không liên hệ được hoặc cần thêm thời gian theo thủ tục đã thống nhất trước, và giữ hồ sơ thông báo, xử lý thực tế.
5. Viết một bản ghi hư cấu như thế nào
Sự kiện và vai trò dưới đây hoàn toàn hư cấu, chỉ minh họa cách ghi.
Sự kiện EV01 là việc sắp xếp tài liệu cho một buổi đào tạo mô phỏng. Vai trò A nộp bản nháp, B đối chiếu trích dẫn và tìm ra hai chỗ không khớp nguồn, C tổng hợp phản hồi sử dụng tại chỗ. Tài liệu cuối cùng do ba người cùng hoàn thành; không thể vì thế tính lặp thành ba bộ thành quả trọn vẹn.
Bản ghi R01 chỉ ghi phần tham gia của B có thể đối chiếu: trong kỳ đã thỏa thuận, nộp danh sách nêu hai vấn đề trích dẫn và đề xuất xử lý. Bằng chứng E01 là danh sách đó; E02 là các đoạn tương ứng trong bản sửa. Hai tài liệu hỗ trợ việc vấn đề đã được chỉ ra và sửa tương ứng, nhưng không tự chứng minh toàn bộ cải thiện chất lượng đều do B tạo ra.
Có thể đánh giá: lần đối chiếu này giúp tăng độ chính xác của tài liệu; hiện chưa đủ hồ sơ về thời gian bỏ ra và ảnh hưởng lâu dài. Khi tự đối chiếu, B cho biết một vấn đề cũng do A cùng phát hiện, cần bổ sung sự tham gia chung.
Người rà soát đối chiếu hồ sơ rồi sửa mô tả, giữ ý kiến ban đầu, tài liệu bổ sung và lý do sửa. Phần còn chưa xác nhận được đánh dấu chờ bổ sung; không cần dùng một điểm số để giải quyết mọi bất đồng cùng lúc.
Bản ghi này không định sẵn tiền thưởng, trọng số hay quyền lợi. Kết quả minh họa là sự kiện và đánh giá rõ hơn, đồng thời có thể ghi bổ sung người cùng tham gia.
6. Ý kiến khác cần có đường xử lý độc lập
Khi nêu ý kiến khác, ghi mã bản ghi, nội dung không đồng ý, lý do và tài liệu có thể cung cấp. Trước tiên xác định đây là sửa sai sự kiện, thiếu tài liệu, giải thích quy tắc hay quyết định thuộc thẩm quyền nào, rồi chuyển đúng vai trò.
Người đánh giá ban đầu có thể giải thích, nhưng không nên một mình kết luận rà soát cuối cùng khi có lợi ích riêng hoặc xung đột rõ rệt. Cách tránh xung đột, thẩm quyền rà soát và bước xử lý tiếp cần được làm rõ trước trong cơ chế tổ chức áp dụng.
Kết quả có thể là giữ nguyên, sửa, bổ sung bằng chứng rồi xem lại hoặc chuyển người có thẩm quyền xử lý. Ghi lý do, phạm vi và thông báo người liên quan. Không chỉ ghi “đã xử lý” mà không thấy thực sự đã thay đổi gì.
Tải SVG: Nêu ý kiến khác và sửa đánh giá
7. Sửa xong cần tìm lại nơi đã trích dẫn
Nếu đánh giá cũ đã được dùng trong thảo luận hiệu suất, xét khuyến khích hoặc quyết định khác, phải chuyển kết quả rà soát đến các khâu liên quan. Sửa bản ghi không tự thay đổi quyết định ở khâu sau; vẫn cần đúng thẩm quyền và thủ tục.
Giữ quan hệ truy vết giữa các ý kiến lịch sử, ghi rõ phiên bản hiện hành khi sử dụng. Định kỳ xem đóng góp nào lâu nay khó được ghi, chỉ tiêu nào dẫn đến tính lặp, vai trò nào khó xem căn cứ của chính mình, rồi điều chỉnh cách ghi.
Một bảng đóng góp có ích khi người khác hiểu chuyện gì đã xảy ra, đánh giá hình thành thế nào và có thể nêu ý kiến khác bằng cách nào. Bảng giúp việc đánh giá kiểm tra được, không khẳng định đo lường khách quan mọi đóng góp.