Phương pháp xác định và thiết kế chức trách

1. Tổng quan phương pháp

Phương pháp này bắt đầu từ SOP kết quả kinh doanh, tức quy trình thao tác chuẩn của doanh nghiệp, để xác định và thiết kế chức trách. Tìm những điểm chuyển giao quan trọng trên đường đi đến kết quả, xác định công việc cần làm tại mỗi điểm, rồi gom các công việc đó thành chức trách. Dùng “danh từ + động từ” để mô tả công việc và nối trách nhiệm của từng vị trí với mục tiêu của doanh nghiệp.

Mở hình cỡ đầy đủ ↗

Thiết kế chức trách cần dựa trên chiến lược, sách lược, hoạch định cấp bộ phận và kế hoạch triển khai. Làm rõ cả bốn cấp trước khi xác lập hay điều chỉnh chức trách để thấy công việc của mỗi vị trí đóng góp thế nào vào sự phát triển và kết quả chung.

2. Hiểu chiến lược và sách lược

Mở hình cỡ đầy đủ ↗

Trước khi thiết kế chức trách, cần hiểu chiến lược và sách lược của doanh nghiệp. Chúng xác định mục tiêu, vị thế thị trường, lợi thế cạnh tranh, đồng thời định hướng chức năng và phát triển của từng bộ phận. Dựa vào đó và tình hình thực tế, mỗi bộ phận đề ra mục tiêu, hướng phát triển và biện pháp thực hiện, đưa chiến lược vào nghiệp vụ cụ thể.

Tách hoạch định của bộ phận thành kế hoạch triển khai với nhiệm vụ, mốc thời gian và phân bổ nguồn lực. Đi qua từng bước sẽ thấy mỗi vị trí phụ trách việc gì, cần giao kết quả nào và công việc của mình nối với kế hoạch chung ra sao.

1. Hiểu chiến lược và sách lược của doanh nghiệp. Làm rõ tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu dài hạn và phương án trung hạn để đạt chúng.
2. Hoạch định ở cấp bộ phận. Chuyển mục tiêu chung thành mục tiêu cụ thể của bộ phận, xác định vai trò và chức năng cốt lõi của bộ phận trong chiến lược.
3. Xác định chức trách. Tìm vai trò chủ chốt của mỗi vị trí đối với mục tiêu của bộ phận, rồi đưa các nhiệm vụ quan trọng vào chức trách.
4. Chia thành kế hoạch công việc cụ thể. Xác định thời gian và nguồn lực để trách nhiệm có thể thực hiện trong công việc hằng ngày và đo lường được.
5. Đối chiếu với chiến lược. Kiểm tra nội dung chức trách, mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá có trực tiếp hỗ trợ chiến lược và sách lược hay không.

3. Nội dung công việc

Xem từng người ở cùng một vị trí thực sự làm gì. Bỏ việc kém hiệu quả hoặc không tạo giá trị, mô tả rõ những việc có giá trị, liệt kê rồi nhóm lại thành chức trách. Xem thêm đó là việc quản lý hay thực hiện và có chu kỳ cố định không.

“Danh từ + động từ” chỉ đối tượng và thao tác. “Không gian làm việc + dọn dẹp” là việc dọn không gian của người trực. “Quy chế + thiết kế” là công việc xây dựng quy chế của vị trí quản lý. “Bản thảo + biên tập” chỉ việc biên tập bản thảo.

3.1 Chức trách

Nội dung công việc hợp thành chức trách. Mỗi chức trách tương ứng với giá trị vị trí đó cần mang lại. Các chức trách liên quan cùng phục vụ mục đích của một quy trình. Khi các quy trình đạt mục đích của mình và được nối lại với nhau, chúng tạo ra kết quả chung.

3.2 Các quy trình trong luồng công việc

Từng quy trình hợp thành luồng công việc. Một vị trí có thể hoàn thành một quy trình, nhưng phần lớn cần nhiều vị trí phối hợp.

3.3 Luồng công việc

Đi ngược từ kết quả mong muốn để tìm các yếu tố then chốt cho thành công. Đối chiếu các yếu tố đó với từng quy trình và bố trí những vị trí thích hợp thực hiện.

3.4 Năng lực quản lý

4. Các loại công việc

Mở hình cỡ đầy đủ ↗

• Công việc thường ngày. Nhiệm vụ liên tục, lặp lại để duy trì hoạt động hằng ngày.
• Công việc định kỳ. Nhiệm vụ theo khoảng thời gian cố định. Kiểm tra và điều chỉnh đều đặn để hỗ trợ mục tiêu hoặc kế hoạch dài hạn.
• Công việc phát sinh theo sự kiện hoặc điều kiện. Nhiệm vụ cần phản ứng khi có sự kiện hoặc điều kiện cụ thể.
• Công việc được giao. Nhiệm vụ do cấp trên hoặc người phụ trách dự án phân công, thường gắn với một dự án, cuộc họp hoặc nhu cầu trước mắt.

5. Năng lực của vị trí thực hiện

• Hiểu mục tiêu cuối cùng, luồng công việc và các bước cần có để đạt mục tiêu.
• Biết mình ở bước nào và phải bàn giao kết quả gì.
• Xác nhận bước sau yêu cầu gì ở kết quả đó.
• Tìm cách nâng hiệu suất để hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn.

6. Nhìn lại công việc

Dùng dữ liệu để xem công việc vận hành thế nào, từ đó tìm vấn đề và nghĩ cách giải quyết. Bên trong doanh nghiệp, xem nhân viên và quản lý cần làm gì. Bên ngoài, xem các bên ở đầu vào và đầu ra cần phối hợp ra sao.

Lịch sử phiên bản

Phiên bản mới nhất · Mô hình chức trách, quy trình và phối hợp giữa con người với AI