Thu hút đầu tư, hợp tác với đối tác bên ngoài hay trao đổi về huy động vốn, cuối cùng đều là làm việc với những con người cụ thể.
Đối phương quan tâm điều gì, vì sao họ sẵn sàng trao đổi nhưng vẫn chưa tiến thêm, là những câu hỏi cần làm rõ. Chỉ giới thiệu những gì mình có đôi khi vẫn chưa chạm tới việc họ thực sự cần giải quyết.
Tôi muốn dùng sơ đồ này để sắp xếp lại một số câu hỏi trong quan hệ công chúng. Trước hết xem nhu cầu, điểm vướng, điều e ngại và lợi ích, tìm chỗ hai bên phù hợp với nhau, rồi trở lại với con người cụ thể để phân biệt điều họ muốn, điều họ cần và điều không thể thiếu.
“Người cần trao đổi” trong sơ đồ chính là người cụ thể mà lần này chúng ta cần hiểu và giao tiếp. Ngoài mục tiêu cá nhân của họ, còn cần xem vai trò họ đang giữ, trách nhiệm họ đảm nhận và điều tổ chức mà họ đại diện quan tâm.
Trước hết, hiểu điều đối phương quan tâm
Có thể hỏi riêng về nhu cầu, điểm vướng, điều e ngại và lợi ích.
- Nhu cầu: Họ đang tìm gì, cần giải quyết vấn đề gì? Đó là vốn, dự án, nhân sự hay một hình thức hỗ trợ khác?
- Điểm vướng: Việc nào liên tục gặp trục trặc, khâu nào tốn kém, kém hiệu quả hoặc chưa có cách xử lý phù hợp?
- Điều e ngại: Điều gì khiến họ do dự, chưa yên tâm? Có phải thiếu thông tin, trách nhiệm và rủi ro chưa rõ, hay họ có đánh giá khác về chính việc này?
- Lợi ích: Khi công việc hoàn thành, đối phương và tổ chức họ đại diện, mỗi bên có thể nhận được kết quả thực tế nào?
Tách ra để hỏi cho đúng vấn đề. Một điều kiện đối phương nêu có thể là cách thể hiện nhu cầu, cũng có thể là phản ứng trước rủi ro. Hiểu nguyên nhân phía sau điều kiện đó sẽ giúp cuộc trao đổi tiếp theo nối tiếp dễ hơn.
Ở đây còn cần phân biệt điều đối phương đã nói rõ với nhận định của chúng ta dựa trên thông tin hiện có. Phần chưa có căn cứ có thể ghi lại trước, rồi trao đổi để kiểm tra.
Sự phù hợp phải đi vào việc hai bên thực sự có thể làm
Sau khi hiểu rõ những câu hỏi này, mới xem chúng ta có thể cung cấp gì.
Sản phẩm có đáp ứng nhu cầu không, giải pháp có xử lý được điểm vướng không, có thông tin thực tế và cách sắp xếp để làm rõ những lo ngại không, kết quả dự kiến có thể đạt được qua sự phối hợp cụ thể không? Từng việc đều cần đối chiếu.
Những điều e ngại cũng cần được lắng nghe nghiêm túc. Có câu hỏi chỉ cần bổ sung thông tin là có thể trao đổi tiếp; có khác biệt lại cho thấy hai bên hiện chưa phù hợp để tiến xa hơn. Có thể thực hiện điều gì thì nói rõ điều đó. Việc chưa có căn cứ thì chưa vội cam kết.
Tôi nghĩ, điểm quan trọng của sự phù hợp là hai bên đều nói rõ được vì sao tham gia, mỗi bên làm gì, có thể nhận được gì và cần đảm nhận gì. Sau khi tập hợp nguồn lực, cũng phải có cách thực tế để đưa công việc tiến lên.
Xem riêng điều muốn, điều cần và điều không thể thiếu
Trở lại với con người cụ thể, tôi chia những câu hỏi này thành ba tầng.
Điều muốn là mục tiêu và ưu tiên họ chủ động thể hiện. Một kết quả, một sự ghi nhận hay một điều kiện họ muốn đạt được đều có thể đặt vào đây để xem xét.
Điều cần là những điều kiện giúp họ làm được việc. Muốn có một kết quả thì còn cần năng lực, phương pháp và nguồn lực tương ứng.
Điều không thể thiếu là nền tảng để việc này tiếp tục được. Trong sơ đồ, tôi đặt niềm tin và tính bền vững ở tầng này, rồi xem tiếp uy tín, trách nhiệm, tuân thủ và quản trị rủi ro.
Ba tầng này cần được hiểu cùng nhau. Khi đối phương đã nói điều họ muốn, vẫn cần xem những điều kiện nào giúp thực hiện nó và thiếu cách sắp xếp nào thì khó tiếp tục. Khi có thông tin mới, nhận định cũng có thể điều chỉnh.
Từ danh và lợi, tách thành bốn góc quan sát
Ở tầng “điều muốn”, tôi tách tiếp danh và lợi: dưới danh xem thành tích chính trị và kết quả nhiệm vụ; dưới lợi xem kết quả hoạt động của tổ chức và tài chính.
Đây là cách quan sát của sơ đồ này. Khi áp dụng vào con người và sự việc cụ thể, bốn góc này có thể tác động lẫn nhau. Cần xem người đó đang đảm nhận nhiệm vụ gì và được đánh giá như thế nào.
| Góc quan sát | Nhóm trong sơ đồ | Chủ yếu xem gì | Cần kiểm tra thêm gì |
|---|---|---|---|
| Thành tích chính trị | Danh | Kết quả hoạt động trong môi trường chính trị đang tham gia, gồm xây dựng chính sách, ra quyết định và giao tiếp với các chủ thể chính trị khác | Chuẩn mực đạo đức, cách xử lý xung đột và khủng hoảng, nhận định và định hướng cho tổ chức |
| Kết quả nhiệm vụ | Danh | Kết quả trong một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, gồm quản lý dự án, thực hiện kế hoạch và khả năng xử lý thách thức, vấn đề | Khả năng tổ chức, giao tiếp, mục tiêu nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành và kết quả thực tế |
| Kết quả hoạt động của tổ chức | Lợi | Kết quả trong việc thực hiện mục tiêu tổ chức, gồm quản lý và lãnh đạo đội ngũ, xác lập và thực hiện mục tiêu chiến lược | Cách lãnh đạo, ra quyết định, khả năng đổi mới và giải quyết vấn đề, cùng tác động thực tế tới kết quả của tổ chức |
| Tài chính | Lợi | Kết quả phân bổ nguồn lực, bố trí ngân sách và quản lý tài chính | Kiến thức tài chính, đánh giá lợi nhuận và rủi ro, sức khỏe tài chính và sự ổn định của tổ chức |
Ví dụ, cùng bàn một dự án, có người quan tâm hơn tới việc tạo ra kết quả công việc dễ thấy, có người quan tâm hơn tới tác động của dự án đối với kết quả hoạt động và kết quả tài chính của tổ chức. Khi chưa rõ đối tượng và tiêu chí đánh giá, hai bên có thể hiểu “làm tốt” theo hai cách khác nhau.
Vì vậy, bốn từ này cần được hiểu qua trách nhiệm cụ thể và căn cứ đánh giá. Lợi nhuận cũng phải được xem cùng rủi ro, không thể coi mức sinh lời là kết quả đã chắc chắn có được.
Muốn làm được việc, giá trị và nguồn lực phải kết nối được
Ở tầng “điều cần”, tôi đặt sự phù hợp về giá trị và sự phù hợp về nguồn lực.
Sự phù hợp về giá trị xem năng lực và những gì hai bên cung cấp có đáp ứng vấn đề thực tế không. Trong sơ đồ, tôi nối nó với “đổi mới” để hỏi tiếp: sự kết hợp này có thể tạo ra cách làm mới, làm được việc mà từng bên riêng lẻ trước đây chưa làm được không?
Sự phù hợp về nguồn lực xem mỗi bên thiếu gì, có gì và tổ chức lại như thế nào. Nối với “hiệu suất” là để xem sau khi kết nối nguồn lực, có giảm được sự trùng lặp, chờ đợi và lãng phí không.
Cả hai quan hệ đều cần được kiểm nghiệm qua công việc cụ thể. Khi trao đổi, có thể nói rõ mỗi bên cung cấp gì, phối hợp thế nào, ai chịu trách nhiệm và đánh giá kết quả ra sao, rồi xem lần kết nối này có hiệu quả không.
Hợp tác lâu dài cần niềm tin và tính bền vững
Ở tầng “điều không thể thiếu”, trước hết xem niềm tin.
Uy tín cung cấp thông tin tham khảo từ quá khứ; trách nhiệm làm rõ thỏa thuận hiện tại. Công việc trước đây được hoàn thành thế nào, khi có vấn đề đã phản hồi ra sao, lần này ai chịu trách nhiệm và tới mức nào, đều ảnh hưởng tới việc hai bên có yên tâm tiếp tục hợp tác hay không.
Tiếp theo là tính bền vững. Trong sơ đồ, nó tương ứng với tuân thủ và quản trị rủi ro: áp dụng quy tắc nào, có thể gặp vấn đề gì, ai xử lý khi phát sinh và năng lực hiện có có đảm nhận được không? Những việc này cần được trao đổi cùng với kết quả dự kiến.
Có điều kiện ban đầu trông hấp dẫn, nhưng trách nhiệm chưa rõ và cách sắp xếp tiếp theo chưa nối được với nhau. Nói rõ sớm những nền tảng này sẽ giúp hai bên dễ đánh giá hơn liệu quan hệ đó có phù hợp để tiếp tục hay không.
Ngoài quan hệ giữa hai người, còn cần xem cấu trúc xung quanh
Phía trên sơ đồ còn có năm từ: mạng lưới quan hệ, trao đổi giá trị, chiếm đoạt giá trị thặng dư, độc quyền và vốn.
Tạm giữ những từ này như các hướng phân tích có liên quan. Sơ đồ gốc không vẽ chúng thành một chuỗi nhân quả cố định. Khi bàn việc cụ thể, từng điểm cũng cần tìm căn cứ riêng.
Mạng lưới quan hệ giúp thiết lập liên hệ như thế nào, hai bên trao đổi giá trị gì, nguồn lực và quyền quyết định được phân bố ra sao, kết quả tạo ra được phân chia thế nào, đều đáng xem tiếp.
“Chiếm đoạt giá trị thặng dư” và “độc quyền” liên quan tới nhận định về cấu trúc của một mối quan hệ. Muốn dùng những từ này để phân tích việc cụ thể thì cần nói rõ ai tạo ra gì, ai kiểm soát gì, ai nhận được gì và dựa vào đâu. Không thể chỉ dựa vào một kết quả để định tính cả quan hệ. Vốn tổ chức và ảnh hưởng tới các quan hệ này thế nào cũng có thể tiếp tục nghiên cứu.
Đưa những câu hỏi này vào là để khi hiểu một người, cũng nhìn thấy tổ chức và các quan hệ mà họ đang ở trong.
Đưa vào công việc, trước hết làm một lần đối chiếu
Khi sử dụng thực tế, có thể bắt đầu từ một lần hợp tác cụ thể và viết ra những câu hỏi sau:
- Nhu cầu, điểm vướng, điều e ngại và lợi ích của đối phương lần lượt là gì? Điểm nào đã xác nhận, điểm nào mới là nhận định?
- Hai bên có thể phù hợp ở đâu? Mỗi bên cung cấp gì, đảm nhận gì và đưa công việc tiến lên thế nào?
- Đối phương muốn gì, cần gì để thực hiện và những nền tảng nào phải nói rõ trước?
- Thành tích chính trị, kết quả nhiệm vụ, kết quả hoạt động của tổ chức và tài chính có ý nghĩa cụ thể gì trong việc này, do ai đánh giá?
- Giá trị được tạo ra và trao đổi thế nào, nguồn lực và quyền quyết định được phân bố ra sao, kết quả được phân chia thế nào?
Điểm trả lời được thì ghi lại trước, điểm chưa rõ để lại kiểm tra. Sau khi trao đổi, bổ sung thông tin mới vào.
Tôi muốn sơ đồ này giúp chúng ta nhìn con người và công việc cụ thể hơn một chút. Hiểu điều đối phương quan tâm, nói rõ mình có thể làm gì, rồi mới xem nên hợp tác thế nào.
Nguồn và phiên bản
Bài viết được biên soạn lại từ ghi chép cá nhân “Tư duy quan hệ công chúng” của Wei Tengfei (Andrew David W.Y.), giữ các quan hệ khái niệm chính của sơ đồ gốc cùng ý nghĩa cốt lõi của bốn góc quan sát: thành tích chính trị, kết quả hoạt động của tổ chức, kết quả nhiệm vụ và tài chính.
Phiên bản: V1.0. Ngày biên soạn: 2026-10-27.