資金表で誤解を招きやすいのは、合計額です。予算額、調達予定額、相手方が投資の意向を示した額、実際の入金額を同じ欄に入れると、資金が確保できているように見えてしまいます。
私は、まず合計するのを待ちたいと思います。お金が今どこにあり、誰が、何に、どのような条件で使えるのかを先に確認します。
1. 数字を見る前に範囲を決める
表には、まずプロジェクト、受取主体、期間、通貨を明記します。同じ協力関係にあるというだけで、異なる主体の現金を自由に合算してはいけません。異なる通貨もそのまま足せません。換算する場合は、元の通貨と金額、為替レートの出所と日付、換算基準を残します。
期首現金、期間中の実際の流入と流出、期末現金がつながるようにします。期首に既にあったお金を、今期の新規調達資金として再計上してはいけません。プロジェクト間の振替は、振替元と振替先の対応を記録します。連結して集計する場合は内部振替を識別し、同じお金を繰り返し新たな資金源として数えないようにします。
予算は、いくら使う予定かを示します。資金の記録は、実際にいくら確保したかを示します。両者の対応は必要ですが、互いの代わりにはなりません。
2. 一つの資金源でも少なくとも三つの段階を分ける
計画段階の資金源には、予定額とその根拠を記録できます。合意書に署名済みでも、支払条件、期限、取消条件を確認します。実際に入金されたら、入金先の主体、金額、時点、対応記録を照合します。
入金後にも、そのお金を今の用途に使えるかという問題があります。使途指定、一時預かり、質権設定、返金義務、その他の制約で、使用が制限されることがあります。入金済みと自由に使用できる状態は、分けて記録します。
状態は、少なくとも「予定」「合意済み・未入金」「入金済み・条件未確認」「限定用途で使用可と確認済み」「使用停止」などの記述を残すのがよいと思います。照合結果に基づいて記入し、日付になっただけで自動変更しません。
資金源ごとに固定の番号を付け、状態の変化は履歴として残します。同じ資金源が意向段階から入金段階に進んだ場合は、その資金源の進捗を更新し、各段階の金額を足し合わせてはいけません。
3. 使途を具体的な支払事項に結び付ける
「事業運営のため」だけでは足りません。何を買うのか、誰に払うのか、なぜ今払うのか、どの契約や承認に基づくのか、期限はいつか、納品・検収条件は何かを記録します。
支払申請、承認、実際の支払、検収も分けます。予算枠があることは即時支払の許可ではなく、支払承認は支払済みを意味せず、支払済みでも相手方の納品完了を意味しません。
一つの資金源を複数の使途に充てることも、一つの使途を複数の資金源で賄うこともあります。金額、期間、制限を示す対応記録が必要です。線を引くだけで金額を書かなければ、同じ資金の二重割当を確認できません。
4. 架空の計算例で不足を確かめる
以下はすべて学習用の仮定です。金額は練習用単位で表し、実在の顧客、口座、資金調達とは関係ありません。
期首現金を0とします。資金源S01の投入予定は1000ですが、実際の入金は600です。そのうち200は使途指定と払出条件の制限を受け、通常の購入には使えません。指定用途の支出も、関連条件を満たしてから行います。資金源S02には300の意向がありますが、未入金です。
確認日時点の現金は600、通常の購入に今使える額は400です。1000、600、300を合算したり、意向段階の300を現在の支払に充てたりしてはいけません。
通常の購入に450、特定用途の支出に150が必要とします。現在の条件では、通常の購入は50不足します。特定用途の150は制限付き資金200より少なくても、その用途の条件が満たされているかを確認する必要があります。金額が足りるだけで支払を承認してはいけません。
必要額の合計600は現金600と一致し、表面上は均衡しています。しかし使用条件が対応していないため、この合計だけを根拠に進めることはできません。対応表に制限を残す理由はここにあります。
さらに、通常の購入に300を実際に支払ったとします。他の現金変動がなければ期末現金は300です。制限付きの200は変わらず、通常用途に使える残額は100です。元の購入必要額450のうち150が未払いなので、通常資金の不足は引き続き50です。支払済みの300を将来の未払必要額に残すと、不足を過大に計上してしまいます。
5. 現金の照合と割当の照合を分ける
現金の照合では、期首現金に実際の流入を足し、実際の流出を引くと期末現金になるかを確認します。割当の照合では、各資金源の割当予定額が使用可能範囲を超えていないか、同じ使途への二重割当がないか、未払必要額から支払済み分を除いているかを確認します。
両方の照合が必要です。現金が一致しても使途が承認されたことにはならず、予算が均衡しても入金済みとは限りません。
返金、取消仕訳、条件変更があれば、元の番号、変更根拠、影響を受ける対応行を記録します。元の記録をそのまま削除してはいけません。他の参加者にも、差額が業務の変化、集計・計算基準の変更、以前の記録ミスのどれによるものか分かる必要があります。
6. 表の不足を次の行動につなげる
不足が出たら、金額不足、入金時期の不一致、使途制限、承認や支払条件の未充足のどれかを明確にします。原因によって対応は異なります。
追加予定の資金源は計画として登録できますが、先に使用可能資金として扱ってはいけません。延期、範囲縮小、分割実施、別の資金源の確保は、適切な権限者の確認を受け、契約と履行への影響を照合します。
担当者が未確定なら「担当未指定」と記し、予定日と実際の完了日は分けます。表を整えるために、未確定の資金調達を約束に変えたり、承認待ちの支払を完了済みにしたりしてはいけません。
7. 一つの資金を最初から最後までたどる
資金源の根拠から始め、入金記録、使途制限、使途の承認、支払、期末残高をたどります。各つながりに番号、版、時点、確認者を記録します。
資金源と使途を同じ表に置く目的は、実際の現金と使用条件を業務上の課題に対応させることです。読む人に、今何ができるか、どの条件が足りないか、次に何を確認すべきかが分かるようにします。この作業の枠組みは、実際の財務帳簿、専門家の審査、支払権限の代わりにはなりません。