Metode Mengidentifikasi dan Merancang Tanggung Jawab Jabatan

1. Gambaran metode

Metode ini berangkat dari SOP kinerja bisnis, yaitu prosedur operasi standar perusahaan, untuk menemukan dan merancang tanggung jawab jabatan. Temukan titik serah terima yang penting bagi pencapaian hasil. Tentukan pekerjaan yang diperlukan pada setiap titik, lalu kelompokkan pekerjaan tersebut menjadi tanggung jawab. Gunakan “kata benda + kata kerja” untuk menggambarkan pekerjaan agar setiap tanggung jawab terhubung dengan sasaran perusahaan.

Buka ukuran penuh ↗

Perancangan jabatan bertumpu pada strategi, taktik, perencanaan unit, dan rencana pelaksanaan. Perjelas keempat tingkat ini sebelum menetapkan atau menyesuaikan tanggung jawab agar terlihat bagaimana pekerjaan setiap jabatan mendukung perkembangan organisasi dan kinerja keseluruhan.

2. Pahami strategi dan taktik

Buka ukuran penuh ↗

Perancangan jabatan perlu berangkat dari pemahaman atas strategi dan taktik perusahaan. Keduanya menentukan sasaran, posisi pasar, dan keunggulan bersaing, sekaligus memberi arah bagi fungsi setiap unit. Dengan dasar itu, unit merumuskan sasaran, arah pengembangan, dan tindakan pelaksanaan sesuai keadaan. Di sinilah strategi perusahaan dirinci menjadi pekerjaan unit.

Uraikan perencanaan unit menjadi rencana pelaksanaan yang berisi tugas, tenggat antara, dan alokasi sumber daya. Dengan menelusuri setiap tahap, terlihat tanggung jawab tiap jabatan, hasil yang harus diserahkan, dan tempatnya dalam rencana keseluruhan.

1. Pahami strategi dan taktik perusahaan. Perjelas visi jangka panjang, misi, sasaran strategis, dan pendekatan jangka menengah untuk mencapainya.
2. Susun perencanaan unit. Turunkan sasaran perusahaan menjadi sasaran unit, lalu perjelas peran dan fungsi utama unit dalam strategi.
3. Tetapkan tanggung jawab jabatan. Temukan peran penting setiap jabatan dalam mencapai sasaran unit dan jadikan tugas utamanya bagian dari tanggung jawab.
4. Uraikan menjadi rencana kerja. Tetapkan waktu dan sumber daya agar tanggung jawab dapat dijalankan dalam pekerjaan sehari-hari dan hasilnya dapat diukur.
5. Periksa keselarasan dengan strategi. Pastikan tanggung jawab, sasaran, dan standar penilaian langsung mendukung strategi serta taktik perusahaan.

3. Kegiatan kerja

Tinjau apa yang benar-benar dikerjakan orang-orang dalam jabatan yang sama. Singkirkan pekerjaan yang tidak efektif atau tidak menghasilkan nilai. Jelaskan pekerjaan yang berguna, daftarkan, lalu kelompokkan menjadi tanggung jawab jabatan. Periksa juga apakah pekerjaan itu bersifat manajerial atau operasional dan apakah berlangsung secara berkala.

“Kata benda + kata kerja” menunjukkan objek dan tindakan. “Ruang kerja + bersihkan” menjadi tanggung jawab membersihkan ruang bagi petugas piket. “Aturan + rancang” adalah pekerjaan merancang aturan bagi jabatan manajerial. “Naskah + sunting” menunjukkan pekerjaan menyunting naskah.

3.1 Tanggung jawab jabatan

Kegiatan kerja membentuk tanggung jawab jabatan. Tiap tanggung jawab berkaitan dengan nilai yang harus diberikan jabatan tersebut. Tanggung jawab yang terkait bersama-sama mendukung tujuan sebuah proses. Ketika setiap proses mencapai tujuannya dan terhubung dengan proses lain, hasil bersama dapat dicapai.

3.2 Proses dalam alur kerja

Proses-proses kerja membentuk alur kerja keseluruhan. Satu jabatan dapat menyelesaikan suatu proses, tetapi kebanyakan proses membutuhkan kerja sama beberapa jabatan.

3.3 Alur kerja

Telusuri mundur dari hasil yang diinginkan untuk menemukan faktor penting bagi keberhasilan. Hubungkan faktor-faktor itu dengan proses yang diperlukan dan tugaskan jabatan yang sesuai.

3.4 Kemampuan manajerial

4. Jenis pekerjaan

Buka ukuran penuh ↗

• Pekerjaan rutin. Tugas berkelanjutan dan berulang untuk menjaga operasi sehari-hari.
• Pekerjaan berkala. Tugas yang dilakukan pada interval tetap. Pemeriksaan dan penyesuaian teratur membantu mencapai sasaran atau rencana jangka panjang.
• Pekerjaan yang dipicu peristiwa atau kondisi. Tugas yang muncul saat peristiwa atau kondisi tertentu menuntut tanggapan.
• Pekerjaan yang ditugaskan. Tugas dari atasan atau penanggung jawab proyek, biasanya terkait proyek, rapat, atau kebutuhan sementara.

5. Kemampuan pelaksana

• Pahami sasaran akhir serta alur dan tahapan yang diperlukan untuk mencapainya.
• Ketahui tahap yang Anda tangani dan hasil yang perlu diserahkan.
• Pastikan persyaratan tahap berikutnya terhadap hasil tersebut.
• Cari cara meningkatkan efisiensi agar pekerjaan selesai lebih cepat.

6. Tinjau kembali pekerjaan

Gunakan data untuk melihat bagaimana pekerjaan berjalan, gunakan pemahaman itu untuk menemukan masalah, lalu pikirkan penyelesaiannya. Di dalam perusahaan, lihat apa yang perlu dilakukan staf dan manajemen. Di luar, periksa bagaimana pihak di hulu dan hilir perlu bekerja sama.

Riwayat versi

Versi terbaru · Model Tanggung Jawab Jabatan, Proses, dan Kerja Sama Manusia–AI