วิธีค้นหาและออกแบบหน้าที่ของตำแหน่ง

1. ภาพรวมของวิธีการ

วิธีนี้เริ่มจาก SOP ระดับผลประกอบการหรือขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐานของบริษัท เพื่อค้นหาและออกแบบหน้าที่ของแต่ละตำแหน่ง เริ่มจากหาจุดส่งต่องานสำคัญที่พาไปสู่ผลลัพธ์ ระบุงานที่ต้องทำในแต่ละจุด แล้วจัดงานเหล่านั้นเป็นหน้าที่ของตำแหน่ง ใช้ “คำนาม + คำกริยา” ระบุรายละเอียดงาน เพื่อให้หน้าที่แต่ละข้อเชื่อมกับเป้าหมายบริษัท

เปิดดูขนาดเต็ม ↗

การออกแบบหน้าที่ต้องอาศัยยุทธศาสตร์ แนวทางดำเนินการ แผนงานของหน่วยงาน และแผนปฏิบัติการของบริษัท ทำให้ทั้งสี่ระดับชัดก่อนกำหนดหรือปรับหน้าที่ จะได้เห็นว่างานของแต่ละตำแหน่งช่วยพัฒนาองค์กรและส่งผลต่อผลงานโดยรวมอย่างไร

2. เข้าใจยุทธศาสตร์และแนวทางดำเนินการ

เปิดดูขนาดเต็ม ↗

ก่อนออกแบบหน้าที่ ต้องเข้าใจยุทธศาสตร์และแนวทางดำเนินการของบริษัท เพราะทั้งสองอย่างกำหนดเป้าหมาย จุดยืนในตลาด และความได้เปรียบในการแข่งขัน รวมถึงทิศทางและหน้าที่ของแต่ละหน่วยงาน จากนั้นหน่วยงานใช้กรอบนี้กำหนดเป้าหมาย ทิศทางพัฒนา และมาตรการตามสภาพจริง เพื่อนำยุทธศาสตร์ไปใช้ในระดับงาน

แยกแผนงานของหน่วยงานเป็นแผนปฏิบัติการที่มีงาน กำหนดเวลา และการจัดสรรทรัพยากร เมื่อดูทีละขั้น จะเห็นว่าตำแหน่งไหนต้องรับผิดชอบเรื่องใด ต้องส่งผลลัพธ์อะไร และเชื่อมกับแผนรวมอย่างไร

1. เข้าใจยุทธศาสตร์และแนวทางของบริษัท ดูวิสัยทัศน์ระยะยาว พันธกิจ เป้าหมาย และแนวทางระยะกลางที่จะพาไปถึงเป้าหมาย
2. ทำแผนของหน่วยงาน แปลงเป้าหมายบริษัทเป็นเป้าหมายของแต่ละหน่วยงาน ระบุบทบาทในยุทธศาสตร์และหน้าที่หลัก
3. กำหนดหน้าที่ของตำแหน่ง ดูว่าแต่ละตำแหน่งช่วยให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายอย่างไร แล้วระบุงานสำคัญเป็นหน้าที่
4. แตกหน้าที่เป็นแผนปฏิบัติการ กำหนดเวลาและทรัพยากรให้ทำได้จริงในงานประจำและวัดผลได้
5. ตรวจความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ ดูว่าหน้าที่ เป้าหมาย และเกณฑ์ประเมินสนับสนุนยุทธศาสตร์และแนวทางของบริษัทโดยตรงหรือไม่

3. รายละเอียดงาน

สำรวจว่าคนในตำแหน่งเดียวกันทำอะไรจริง ตัดงานที่ไม่ได้ผลหรือไม่ก่อคุณค่าออก อธิบายงานที่มีคุณค่าให้ชัด แล้วรวบรวมเป็นหน้าที่ ดูด้วยว่าเป็นงานจัดการหรืองานปฏิบัติ และมีรอบเวลาประจำหรือไม่

“คำนาม + คำกริยา” ช่วยระบุสิ่งที่ทำและการกระทำ เช่น “พื้นที่ทำงาน + ทำความสะอาด” เป็นหน้าที่ของผู้เข้าเวร “ระเบียบ + ออกแบบ” เป็นงานออกแบบระเบียบของตำแหน่งบริหาร และ “ข้อความ + แก้ไข” เป็นงานแก้ไขข้อความ

3.1 หน้าที่ของตำแหน่ง

งานย่อยรวมกันเป็นหน้าที่ แต่ละหน้าที่สัมพันธ์กับคุณค่าที่ตำแหน่งต้องส่งมอบ เมื่อนำหน้าที่ที่เกี่ยวข้องมารวมกัน จะช่วยให้กระบวนงานหนึ่งบรรลุจุดประสงค์ กระบวนงานแต่ละส่วนที่บรรลุจุดประสงค์ของตัวเองและเชื่อมต่อกันจะนำไปสู่ผลลัพธ์ร่วม

3.2 กระบวนงานภายในลำดับงาน

กระบวนงานหลายส่วนประกอบกันเป็นลำดับงานทั้งหมด บางกระบวนงานใช้ตำแหน่งเดียวได้ แต่ส่วนใหญ่อาศัยหลายตำแหน่งทำร่วมกัน

3.3 ลำดับงาน

ย้อนจากผลลัพธ์ที่ต้องการเพื่อหาปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จ จับคู่ปัจจัยเหล่านั้นกับกระบวนงาน แล้วจัดตำแหน่งที่เหมาะสมมารับผิดชอบ

3.4 ความสามารถด้านการจัดการ

4. ประเภทของงาน

เปิดดูขนาดเต็ม ↗

• งานประจำ งานต่อเนื่องและทำซ้ำเพื่อให้การดำเนินงานประจำวันเดินได้ตามปกติ
• งานตามรอบ งานที่ทำตามช่วงเวลาที่กำหนด ใช้การตรวจและปรับเป็นระยะเพื่อสนับสนุนเป้าหมายระยะยาว
• งานที่เกิดตามเหตุหรือเงื่อนไข งานที่เริ่มเมื่อมีเหตุการณ์หรือเงื่อนไขเฉพาะ และต้องตอบสนองตามสถานการณ์
• งานที่ได้รับมอบหมาย งานที่หัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบโครงการจัดให้ มักเกิดจากโครงการ การประชุม หรือความต้องการเฉพาะหน้า

5. ความสามารถในการปฏิบัติงาน

• เข้าใจเป้าหมายสุดท้ายและขั้นตอนทั้งหมดที่นำไปสู่เป้าหมาย
• รู้ว่าตัวเองอยู่ตรงไหนในกระบวนงาน และต้องส่งมอบผลอะไร
• ตรวจว่าขั้นตอนถัดไปต้องการอะไรจากผลลัพธ์นั้น
• หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพและทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น

6. ทบทวนงาน

ใช้ข้อมูลดูว่างานเชื่อมกันอย่างไร ใช้ความเข้าใจนั้นหาปัญหา แล้วคิดวิธีแก้ ภายในองค์กรให้ดูว่าพนักงานกับผู้จัดการต้องทำอะไร ภายนอกให้ดูว่าฝ่ายต้นทางและปลายทางต้องร่วมมืออย่างไร

ประวัติฉบับ

ฉบับล่าสุด · โมเดลหน้าที่ กระบวนงาน และการทำงานร่วมกันระหว่างคนกับ AI