Kolaborasi dan Perubahan · Tindakan dan Pencapaian

Melihat hasil tidak sesuai harapan, mudah pertama-tama bertanya mengapa pelaksana tidak bekerja baik. Namun jika menelusuri ke awal, harapan mungkin belum pernah dikonfirmasi bersama. Satu orang membahas versi ini, yang lain masih mengerjakan versi sebelumnya; isi yang semula diminta dipertahankan dibatalkan setelah selesai. Awal pengerjaan ulang sering lebih dini daripada langkah pelaksanaan.

Mengurangi pengerjaan ulang perlu merekam keputusan kunci. Apa dikerjakan kini, sementara tidak dikerjakan, belum pasti, dan siapa dapat mengonfirmasi harus terlihat oleh pihak terkait. Jika pembahasan berubah, jelaskan letak perubahan dan penanganan bagian yang selesai. Hanya berkata ‘ubah sedikit’ sulit memperlihatkan dampak berikutnya.

Desain dan pelaksanaan juga harus saling mendengar. Rancangan lengkap masih mungkin sulit dalam alat dan alur nyata. Meminta pelaksana lebih awal menunjukkan potensi pekerjaan berulang membantu menyesuaikan urutan. Nilai persiapan adalah mengurangi jalan yang harus diulang kemudian, bukan menambah tumpukan dokumen sebelumnya.

Proyek tentu berubah; mustahil memikirkan semuanya pada awal. Sisakan ruang bagi penyesuaian, berikan dasar stabil bagi yang sudah pasti. Perbarui keputusan saat fakta baru muncul sekaligus akui penyesuaian membutuhkan waktu dan kerja sama. Dengan demikian asal pengerjaan ulang lebih jelas dan pengulangan berikut lebih mudah dikurangi bersama.

Memasukkan orang terkait ke satu grup hanya membuat pesan terlihat. Siapa memahami bagian mana, dapat mengonfirmasi keputusan apa, bertanggung jawab melaksanakan apa, tetap perlu diperjelas. Tanpa mengenal pembagian ini, masalah mudah ditanyakan berkeliling grup; banyak jawaban, tetapi urusan belum tertangani.

Saat mulai bekerja sama, saya cenderung mengenal orang dan perkara dahulu. Bagian masing-masing, informasi di tangannya, serah tugas dengan siapa. Kaitkan tugas sekarang pada penanggung nyata, tandai sambungan antartim. Koordinasi bergantung pada sambungan ini; keramaian grup tidak menggantikannya.

Dua pihak mengerjakan satu proyek dapat menentukan masalah dahulu, lalu menandai bagian masing-masing. Konfirmasikan tumpang tindih bersama, jelaskan siapa mengisi yang kosong. Gunakan dasar sama untuk melaporkan kemajuan agar versi berbeda berkurang dan bagian tanpa tindak lanjut terlihat lebih awal.

Penanggung tidak perlu mengerjakan semua sendiri. Ia perlu mengetahui cara bagian itu maju dan kapan memerlukan dukungan. Saat tugas berubah, segera perbarui pembagian dan serah tugas. Menjelaskan peran memudahkan kerja sama; saat masalah muncul tetap lihat sebab nyata, jangan satu nama menggantikan seluruh penyelidikan.

Menerima tugas lalu menemukan waktu kurang atau satu langkah tak dapat dilakukan adalah mungkin. Yang mudah terlewat: diri sudah berhenti tetapi orang lain mengira masih berjalan sesuai rencana. Akhirnya bagian yang tidak dikerjakan menjadi hasil mendadak yang harus dihadapi orang lain.

Menurut saya, saat terhambat kirimkan kembali keadaan dan hal yang perlu diputuskan. Jelaskan sejauh mana selesai, macet di mana, apa diperlukan untuk melanjutkan, dampak mana sudah terlihat. Jika ingin membatalkan tuntutan, mengubah urutan, atau melewati pemeriksaan yang disepakati, beri tahu pihak berwenang, jangan baru diketahui sesudahnya.

Perkara dengan wewenang jelas dapat segera diputuskan dalam cakupannya. Bagian di luar wewenang perlu saran sendiri dan pilihan pihak terkait. Ini menjaga inisiatif pelaksana sekaligus memberi penanggung akibat kesempatan menilai, bukan baru dipanggil bertanggung jawab setelah hasil bermasalah.

Jelaskan kesulitan sejak awal dengan jelas. Penerima laporan juga perlu menjawab apa langkah berikutnya, bukan membiarkan masalah berlarut. Jika keadaan berubah, segera beri tahu pihak terkait agar mereka dapat menyesuaikan rencana dan melanjutkan pekerjaan.