# Định nghĩa trường và trạng thái

G01 · 2026-10-19

## 1. Trường của năm bảng

Điền theo thực tế. Để trống chỉ nghĩa là chưa điền, không tự có nghĩa không áp dụng hoặc không có vấn đề. Thiếu thông tin cần thiết phải giữ rõ thiếu sót, chưa được dùng đó để chấp thuận đối ngoại.

## 2. Sổ nhận định

| Trường | Hướng dẫn điền |
| --- | --- |
| Mã nhận định | Mã ổn định cho câu chờ kiểm tra, ví dụ C01; không chứng minh câu đã đúng. |
| Số bản sửa đổi | Mã sửa đổi cùng nhận định, ví dụ r1; khi đổi thực chất, giữ bản cũ và thêm bản ghi. |
| Câu gốc cần kiểm tra | Chép đủ câu gốc; tách lời gốc khỏi phân tích của người đối chiếu. |
| Đối tượng và cách xác định | Ghi chủ thể, đối tượng, kỳ, đơn vị, cơ sở số lượng/tỷ lệ, điều kiện và phạm vi; không chỉ ghi số. |
| Loại nhận định | Sự kiện, kế hoạch/mục tiêu, tính toán, phân tích; câu gồm nhiều loại nên tách để kiểm tra. |
| Trạng thái đối chiếu | Mức hỗ trợ của tài liệu đợt này trong đối tượng, phạm vi giới hạn; kèm thao tác và ngày kiểm tra. |
| Mã liên kết | Mã L trỏ tới bảng đối chiếu, có thể có nhiều mã; có mã không có nghĩa đã có hỗ trợ. |
| Cách diễn đạt có giới hạn hiện tại_để rà soát nội bộ | Diễn đạt chờ rà soát trong phạm vi tài liệu hỗ trợ; không tự được phép dùng đối ngoại. |
| Phần còn thiếu và bước tiếp theo | Nêu tài liệu, xác nhận hoặc thao tác còn thiếu; ghi cụ thể, không chỉ “chờ bổ sung”. |
| Vai trò theo dõi | Người/vai trò theo dõi đã xác nhận; chưa xác nhận thì ghi dự kiến, chờ chỉ định. |
| Vai trò rà soát | Vai trò phù hợp để rà soát và đã xác nhận chưa; việc chuyên môn ghi ý kiến và phạm vi. |
| Ngày dự kiến bổ sung bằng chứng | Ngày dự kiến kiểm lại/bổ sung; chưa thống nhất có thể để trống, ghi chờ xác định ở bước tiếp; không phải ngày hoàn thành. |
| Ngày đối chiếu thực tế | Ngày thực sự hoàn thành thao tác đã ghi; mọi ngày trong ví dụ đều mô phỏng. |
| Điều kiện rà soát lại | Điều kiện kích hoạt như tài liệu, đối tượng, cách xác định, phê duyệt, phạm vi hoặc kênh đổi. |

## 3. Chỉ mục bằng chứng

| Trường | Hướng dẫn điền |
| --- | --- |
| Mã bằng chứng | Mã ổn định của tài liệu, ví dụ E01; bản sao cùng nguồn vẫn ghi quan hệ nguồn. |
| Phiên bản bằng chứng | Gắn đúng tệp đã lưu, ví dụ v1; thêm phiên bản vẫn giữ tệp gốc và quan hệ. |
| Tên tệp | Tên nhận diện được tệp; chữ “cuối cùng” không thay xác nhận hiệu lực. |
| Bên cung cấp | Nguồn thực và vai trò cung cấp; tách bên lập, bên chuyển tiếp và người tổng hợp. |
| Ngày lập | Ngày lập ghi trên tài liệu; chưa xác nhận thì ghi chưa biết, không thay bằng ngày nhận. |
| Ngày nhận | Thời điểm thực nhận phiên bản này; tách khỏi ngày lập. |
| Dạng bằng chứng | Bản gốc, bản sao/quét, trích đoạn/ảnh màn hình, dự thảo, trích hồ sơ, bản tính lại...; không phải điểm tin cậy. |
| Trạng thái tiếp nhận tài liệu | Đã nhận chưa, có đủ và rõ không; không xác nhận tính thật, khả năng áp dụng hoặc hiệu lực hiện tại. |
| Vị trí lưu trữ | Đường dẫn truy cập được hoặc vị trí tài liệu kiểm soát; ví dụ dùng đường dẫn tương đối từ thư mục công cụ. |
| Vị trí chính xác | Thứ tự trang thực và đoạn/điều khoản, hoặc trang tính/dòng/ID; khi cần ghi cả số trang in. |
| Nguồn và quan hệ trùng lặp | Cùng bên lập, bản chuyển tiếp, trích đoạn hay bản sao; tài liệu trùng không thành bằng chứng độc lập. |
| Phạm vi được xem | Ai được xem, được công khai không, yêu cầu bảo mật; quyền thực phải cấu hình ở hệ thống tệp. |

## 4. Đối chiếu liên kết

| Trường | Hướng dẫn điền |
| --- | --- |
| Mã liên kết | Mã L trỏ tới bảng đối chiếu, có thể có nhiều mã; có mã không có nghĩa đã có hỗ trợ. |
| Mã nhận định | Mã ổn định cho câu chờ kiểm tra, ví dụ C01; không chứng minh câu đã đúng. |
| Số bản sửa đổi nhận định | Đúng bản sửa đổi nhận định của liên kết; không chỉ ghi mã C rồi mất cách xác định lúc đó. |
| Mã bằng chứng | Mã ổn định của tài liệu, ví dụ E01; bản sao cùng nguồn vẫn ghi quan hệ nguồn. |
| Phiên bản bằng chứng | Gắn đúng tệp đã lưu, ví dụ v1; thêm phiên bản vẫn giữ tệp gốc và quan hệ. |
| Vị trí bằng chứng | Trang, điều khoản, dòng hoặc ID thực sự dùng; giữ trích dẫn gốc khi cần. |
| Phạm vi được hỗ trợ | Phạm vi tài liệu này hỗ trợ nhận định này; số học chỉ hỗ trợ kết quả với đầu vào đã cho. |
| Phần chưa được hỗ trợ hoặc có mâu thuẫn | Khâu, điều kiện, phạm vi chưa bao quát và mâu thuẫn với tài liệu khác; chưa cung cấp không có nghĩa không tồn tại. |
| Thao tác đối chiếu và kết quả | Đã đọc, đối chiếu, tính lại gì và được kết quả gì; không chỉ ghi “đã xác minh”. |
| Vai trò đối chiếu | Người/vai trò thực hiện lần kiểm này; ví dụ hư cấu ghi rõ mô phỏng. |
| Ngày đối chiếu | Ngày hoàn thành đối chiếu liên kết này; không điền trước là đã xong. |

## 5. Hành động và thay đổi

| Trường | Hướng dẫn điền |
| --- | --- |
| Mã bản ghi | Mã ổn định cho bổ sung bằng chứng hoặc thay đổi, ví dụ A01. |
| Nhận định và bản sửa đổi liên quan | Mã C và sửa đổi bị ảnh hưởng; có thể nhiều mục nhưng phải truy từng mục được. |
| Bằng chứng và phiên bản liên quan | Mã E và phiên bản bị ảnh hưởng, cả tài liệu cũ lẫn mới. |
| Loại bản ghi | Loại thao tác thực: bổ sung căn cứ, mâu thuẫn chờ xác nhận, đổi phiên bản, rà trích dẫn... |
| Thiếu sót hoặc sự việc kích hoạt | Vì sao cần bổ sung hoặc rà soát; nêu thay đổi và phạm vi ảnh hưởng. |
| Tài liệu dự kiến bổ sung hoặc căn cứ sửa đổi | Tệp, xác nhận hoặc căn cứ sửa cụ thể cần có; tài liệu chưa được lập thì ghi rõ. |
| Vai trò dự kiến cung cấp và theo dõi | Ai dự kiến cung cấp và theo dõi; xác nhận xong ghi căn cứ, không coi đề xuất là cam kết. |
| Vai trò dự kiến rà soát hoặc xác nhận | Ai dự kiến kiểm sự kiện, xét chuyên môn, xác nhận cách tính hoặc phê duyệt; thẩm quyền kiểm riêng. |
| Ngày dự kiến | Ngày dự kiến; đến ngày không tự hoàn thành hoặc được chấp thuận. |
| Ngày xử lý thực tế | Ngày thực hoàn thành xử lý; chưa xử lý để trống. |
| Cách xác định cũ, mới và phạm vi áp dụng | Khác biệt cũ mới, phê duyệt/hiệu lực/thay thế, điều kiện lịch sử và phạm vi hiện hành; giữ rõ phần chưa biết. |
| Tài liệu bị ảnh hưởng và hồ sơ xử lý | Ghi từng vị trí trích dẫn, xử lý dự kiến và kết quả thực; chưa xong vẫn để trong việc cần làm. |

## 6. Sử dụng đối ngoại

| Trường | Hướng dẫn điền |
| --- | --- |
| Mã bản ghi sử dụng | Mã cho một lần dùng văn bản và kênh cụ thể, ví dụ U01; kênh/phiên bản khác ghi riêng. |
| Mã nhận định | Mã ổn định cho câu chờ kiểm tra, ví dụ C01; không chứng minh câu đã đúng. |
| Số bản sửa đổi nhận định | Đúng bản sửa đổi nhận định của liên kết; không chỉ ghi mã C rồi mất cách xác định lúc đó. |
| Văn bản dự kiến và phiên bản | Đúng câu cần rà soát và phiên bản tài liệu chứa câu; không chỉ ghi tiêu đề bài. |
| Đối tượng đọc và kênh | Ai xem, qua họp, web, tệp hay kênh nào; một chấp thuận không bao hết mọi mục đích. |
| Trạng thái sử dụng | Trạng thái chấp thuận/sử dụng bản này với đối tượng, kênh, điều kiện giới hạn; độc lập với đối chiếu. |
| Vai trò xác nhận và căn cứ chấp thuận | Vai trò có quyền, căn cứ thẩm quyền và hồ sơ chấp thuận thực; thiếu căn cứ giữ chưa chấp thuận. |
| Ngày phê duyệt hoặc chấp thuận | Ngày thực tế chấp thuận cho mục đích này; chưa chấp thuận không điền. |
| Thời hạn hiệu lực hoặc điều kiện sử dụng | Ghi thời hạn, đối tượng, phạm vi, bảo mật, xác nhận lại...; không mặc định hiệu lực vĩnh viễn. |
| Vị trí trích dẫn và xử lý cập nhật | Vị trí trích dẫn thực và xử lý sau thay đổi; chưa dùng thì ghi đúng thực tế. |

## 7. Ghi riêng trạng thái

| Chiều trạng thái | Giá trị có thể chọn | Giới hạn sử dụng |
| --- | --- | --- |
| Loại nhận định | Sự kiện, kế hoạch/mục tiêu, tính toán, nhận xét phân tích | Chỉ loại câu nói, không phải cấp độ tin cậy. |
| Dạng bằng chứng | Bản gốc, bản sao/quét, trích đoạn/ảnh màn hình, dự thảo, trích hồ sơ, bản tính lại, khác (giải thích) | Ghi dạng tài liệu, không tự xét thật giả chỉ theo việc có bản gốc. |
| Trạng thái tiếp nhận tài liệu | Chưa cung cấp, nhận một phần, đã nhận, chờ bản rõ hơn, không áp dụng (giải thích) | Chỉ nói việc nhận tài liệu; “đã nhận_mô phỏng” trong ví dụ là dấu hiệu minh họa. |
| Trạng thái đối chiếu | Chờ kiểm tra, hỗ trợ một phần, hỗ trợ giới hạn, có mâu thuẫn, đợt này chưa hỗ trợ, chờ rà soát lại | Gắn đối tượng, phiên bản tài liệu và thao tác; không phải đạt thẩm định chuyên môn. |
| Trạng thái sử dụng | Chưa chấp thuận, dùng giới hạn, cần rà soát lại, tạm ngừng dùng, đã thu hồi | Gắn phiên bản câu, đối tượng, kênh và điều kiện; không do công thức tự tạo. |

## 8. Hiểu trạng thái đối chiếu và sử dụng

| Trạng thái công việc | Ý nghĩa khi điền |
| --- | --- |
| Chờ kiểm tra | Đã đăng ký, chưa hoàn thành đối chiếu cần thiết. |
| Được hỗ trợ một phần | Có căn cứ hỗ trợ một phần khâu, còn thiếu sót rõ ràng. |
| Được hỗ trợ trong phạm vi giới hạn | Chỉ hỗ trợ trong đối tượng, kỳ, điều kiện và tài liệu đã ghi; không mở rộng ngoài đó. |
| Có mâu thuẫn | Tài liệu, đầu vào hoặc câu nói không khớp; chờ xác nhận khác biệt và cách xác định áp dụng. |
| Đợt này chưa được hỗ trợ | Tài liệu đã xem đợt này chưa hỗ trợ; không phủ định khả năng sự kiện có thật. |
| Chờ rà soát lại | Tài liệu, phạm vi hoặc điều kiện làm căn cứ cũ đã đổi, cần kiểm tra lại. |
| Chưa được chấp thuận | Chưa có căn cứ chấp thuận có hiệu lực cho bản câu này và mục đích đó. |
| Chỉ dùng trong phạm vi giới hạn | Đã có chấp thuận, chỉ dùng đúng văn bản, đối tượng, kênh và điều kiện đã ghi. |
| Cần rà soát lại | Câu, sự kiện, đối tượng, kênh hoặc điều kiện đổi thì trình rà soát lại. |
| Tạm ngừng sử dụng | Tạm ngừng theo thẩm quyền, ghi căn cứ và bước tiếp theo. |
| Đã thu hồi | Đã thu hồi tài liệu chỉ định theo hồ sơ; vẫn ghi phạm vi và kết quả xử lý thực tế. |

“Đã nhận” không tự chuyển thành “được hỗ trợ”; “được hỗ trợ” không tự chuyển thành “dùng giới hạn”. Bảng không coi trạng thái là điểm, không lấy việc điền đủ trường thay cho đối chiếu thực tế.

[Về bảng trống và hướng dẫn](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-08.md)