# Sổ bằng chứng trống và hướng dẫn

G01 · 2026-10-19

## 1. Bắt đầu từ tệp nào

Mở [Excel sổ bằng chứng dự án](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-07.xlsx) trước. Năm bảng trống tách khỏi ví dụ hư cấu. Nếu dùng công cụ khác, có thể nhập CSV UTF-8 dưới đây. CSV trống chỉ có tên trường và dòng trống, không có thông tin khách hàng.

| Bảng | CSV trống | Phần cần điền |
| --- | --- | --- |
| Sổ nhận định | [CSV](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-12.csv) | Câu dự kiến, đối tượng, cách xác định, mức đã kiểm, diễn đạt nội bộ có giới hạn và thiếu sót |
| Chỉ mục bằng chứng | [CSV](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-13.csv) | Bên cung cấp, phiên bản, chỗ lưu, cách định vị |
| Đối chiếu liên kết | [CSV](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-14.csv) | Mỗi tài liệu hỗ trợ và chưa hỗ trợ gì cho từng nhận định |
| Hành động và thay đổi | [CSV](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-15.csv) | Bổ sung gì, ai dự kiến theo dõi, rà soát thế nào, thay đổi ảnh hưởng đâu |
| Sử dụng đối ngoại | [CSV](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-16.csv) | Phiên bản câu, đối tượng, kênh, chấp thuận và điều kiện |

Không chép ví dụ hư cấu vào sổ nghiệp vụ thật rồi tiếp tục đánh số. Bắt đầu từ bảng trống. Danh sách chọn trong Excel chỉ giúp điền, không tự chấp thuận kết luận; mẫu không thay hệ thống quản lý quyền tệp.

## 2. Nối một bản ghi

Mã C là nhận định chờ đối chiếu; E là tài liệu; L là quan hệ đối chiếu một bản sửa đổi nhận định với một phiên bản tài liệu; A ghi bổ sung bằng chứng và thay đổi; U ghi văn bản cùng kênh sử dụng cụ thể.

C01 r1 → L01 → E01 v1 chỉ biểu thị liên kết. Mức hỗ trợ phải đọc hai trường của L01: phạm vi được hỗ trợ và phần chưa hỗ trợ hoặc có mâu thuẫn, không suy ra từ mã.

Một nhận định dùng nhiều bằng chứng thì thêm nhiều dòng L. Một bằng chứng dùng cho nhiều nhận định cũng lập từng dòng L riêng. Không nhét các nhận định khác nhau vào cùng ô phạm vi hỗ trợ.

Thêm tài liệu thì giữ quan hệ mã E và phiên bản. Nội dung hoặc kết luận đổi thực chất thì giữ dòng cũ, thêm bản sửa và ghi hành động. Liên kết mới không ghi đè thời gian đối chiếu cũ.

## 3. Tạo bản ghi đầu

1. Chép câu cần kiểm tra, ghi chủ thể, đối tượng, kỳ, đơn vị, cách xác định số lượng và điều kiện. Nhiều hành động thì tách đối chiếu; nếu cần theo dõi độc lập lâu dài, tạo nhận định riêng.
2. Đặt mã tệp, ghi phiên bản, chỗ lưu, ngày lập, ngày nhận và quyền xem. Chưa có bản gốc thì ghi đúng dạng đã nhận.
3. Ghi thứ tự trang thực, tiêu đề hoặc điều khoản, trang tính/dòng/ID. Trích lời gốc trong hồ sơ đối chiếu phải đặt trong ngoặc kép và tách khỏi nhận xét của mình.
4. Ghi hỗ trợ, thiếu sót, mâu thuẫn và thao tác cụ thể trong bảng L; đưa diễn đạt giới hạn và trạng thái về bảng C.
5. Bảng hành động ghi tài liệu cần bổ sung, vai trò dự kiến theo dõi/cung cấp/rà soát và ngày kế hoạch. Chưa xác nhận thì ghi dự kiến, chờ chỉ định. Ngày xử lý ghi theo thực tế.
6. Chỉ thêm bản ghi U khi có nhu cầu đối ngoại; ghi đúng phiên bản câu, đối tượng, kênh, căn cứ quyền và điều kiện. Chưa có căn cứ chấp thuận thì giữ chưa chấp thuận.

## 4. Quy tắc khi điền

- Đây là hồ sơ công việc. Nhận đủ tài liệu, điền đủ trường hoặc tính đúng không tự chứng minh đạt thẩm định chuyên môn hay được dùng đối ngoại.
- “Đợt này chưa cung cấp” không có nghĩa “không tồn tại”. Ảnh màn hình không đại diện toàn bộ sự kiện còn hiệu lực liên tục.
- Ghi quan hệ sao chép, chuyển tiếp, trích đoạn cùng nguồn; không cộng thành nhiều xác nhận độc lập.
- Giữ bản gốc chỉ đọc; đối chiếu, sửa đổi ghi riêng. Trường quyền xem chỉ ghi yêu cầu, quyền tệp thực phải cấu hình riêng.
- Việc chuyên môn ghi người hoặc đơn vị, phiên bản ý kiến, phạm vi và ngày. Chỉ ghi tên/chức danh chưa chứng minh có ý kiến chính thức.
- Tài liệu, phạm vi, mâu thuẫn hoặc điều kiện chấp thuận đổi, hay dự kiến dùng đối ngoại, đều cần xét có phải rà soát lại không.

## 5. Tài liệu kèm

[Định nghĩa trường và trạng thái](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-09.md) · [Hai ví dụ hư cấu](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-05.md) · [Rà soát cập nhật và trích dẫn](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-10.md)

[SVG trống đối chiếu một kết luận](/journal/project-evidence-ledger/materials/vi/asset-11.svg)